C’est toujours désagréable, lorsqu’on passe un appel, de ne pas joindre immédiatement la bonne personne. Il faut donc tout faire pour éviter d’augmenter l’embarras et l'attente de votre interlocuteur.
Dès que vous vous rendez compte que cet appel n’est pas pour vous, faites-le savoir à votre correspondant. Demandez-lui son nom, et l’objet de son appel, puis indiquez-lui la personne qui est susceptible de répondre à ses attentes. Proposez-lui alors de transférer son appel, ou proposez que la personne qu’il cherche à joindre le rappelle.
S’il désire que son appel soit transféré, alors demandez-lui de patienter, et annoncez-le à son correspondant, ainsi que l’objet de l’appel. Si cela dure un peu, reprenez votre interlocuteur pour l’informer de vos recherches.
Enfin, reprenez votre interlocuteur, et confirmez le transfert, avant de l’effectuer.
Tout au long de vos démarches, vous serez resté souriant, veillant à lui faire bon accueil et bonne impression. Vous prenez vos responsabilités, vous utilisez son nom, vous gardez le contrôle de la situation, et vous vous assurez que vous avez bien compris.
Vous faites en sorte que votre interlocuteur soit content d’avoir appelé : il a été bien reçu, et n’a pas appelé pour rien.
